BIP Urzędu Miejskiego w Lubaczowie

• Urząd Miejski »
• Regulamin Organizacyjny Urzędu »

Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Lubaczowie

Rozdział I

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1

Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego zwany dalej Regulaminem, określa:

1. zakres działania i zasady funkcjonowania Urzędu Miejskiego w Lubaczowie zwanego dalej Urzędem,
2. strukturę organizacyjną Urzędu,
3. zakres działania kierownictwa Urzędu i poszczególnych referatów oraz samodzielnych stanowisk pracy w Urzędzie,
4. tryb przyjmowania i załatwiania skarg,
5. zasady podpisywania pism.

§ 2

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1. Mieście - należy przez to rozumieć Gminę Miejską Lubaczów.
2. Radzie - należy przez to rozumieć Radę Miejską w Lubaczowie,
3. Burmistrzu, Zastępcy Burmistrza , Sekretarzu, Skarbniku i Kierowniku Urzędu Stanu Cywilnego - należy przez to rozumieć odpowiednio: Burmistrza Miasta, Zastępcę Burmistrza Miasta, Sekretarza Miasta, Skarbnika Miasta oraz Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Lubaczowie,
4. Kierownik referatu – należy przez to rozumieć kierownika referatu i bura w Urzędzie,
5. Jednostki organizacyjne gminy – należy przez to rozumieć jednostki budżetowe Gminy Miejskiej Lubaczów i instytucje kultury.

§ 3

1. Urząd jest jednostką organizacyjną Miasta, przy pomocy której Burmistrz wykonuje uchwały Rady oraz realizuje określone przepisami prawa zadania miasta, a w szczególności:
   1. zadania własne Gminy,
   2. zadania zlecone na podstawie ustaw z zakresu administracji rządowej,
   3. przyjęte na podstawie porozumień i umów zawartych z organami administracji rządowej, jednostkami samorządu terytorialnego oraz innymi podmiotami.
2. W przypadkach określonych odrębnymi przepisami Burmistrz wykonuje zadania, określone w ust. 1 przy pomocy jednostek organizacyjnych gminy.
3. Organizację i porządek w procesie pracy, oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników określa regulamin pracy w Urzędzie, wprowadzony odrębnym zarządzeniem Burmistrza.
4. Urząd Jest jednostką budżetową, zaliczaną do sektora finansów publicznych.

§ 4

1. Siedziba Urzędu mieści się przy ul. Rynek 26 w Lubaczowie.
2. Urząd jest czynny w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach od 7³⁰do 15³⁰.
3. Godziny otwarcia Krytej pływali określa jej regulamin nadany przez Burmistrza.
4. Urząd Stanu Cywilnego udziela ślubów w dni robocze, także w soboty, niedziele i święta.
5. Na wniosek osoby zamierzającej zawrzeć małżeństwo, ślub może być udzielony poza Urzędem Stanu Cywilnego, w okręgu jego właściwości, jeżeli wskazane we wniosku miejsce zawarcia małżeństwa zapewnia zachowanie uroczystej formy jego zawarcia oraz bezpieczeństwo osób obecnych przy składaniu oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński.
6. Dni dodatkowo wolne od pracy w danym roku ustala Burmistrz w oparciu o odrębne przepisy.

Rozdział II

ZAKRES DZIAŁANIA i ZASADY FUNKCJONOWANIA URZĘDU

§ 5

1. Urząd jest jednostką organizacyjną Miasta powołaną do wykonywania zadań publicznych o znaczeniu lokalnym.
2. Urząd stanowi aparat pomocniczy Rady, jej komisji i Burmistrza.
3. Urząd posiada numer identyfikacji REGON 000525820 oraz numer identyfikacji podatkowej NIP 793-13-22-488.
4. Urząd jest pracodawcą w rozumieniu przepisów prawa pracy. Burmistrz Miasta Lubaczowa wykonuje uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu.

§ 6

Podstawowym celem funkcjonowania Urzędu jest zapewnienia profesjonalnej, terminowej i przyjaznej obsługi mieszkańców, zaspokajanie potrzeb wspólnoty samorządowej oraz zarządzanie miastem.

§ 7

Urząd działa na podstawie i w granicach obowiązujących przepisów prawa, a w szczególności kodeksu postepowania administracyjnego, statutu gminy Miejskiej Lubaczów, regulaminu organizacyjnego oraz aktów prawnych wydanych przez Radę i Burmistrza.

§ 8

1. Do zadań Urzędu należy zapewnienie pomocy organom Miasta, w wykonywaniu ich zadań i kompetencji.
2. W szczególności do zadań Urzędu należy:
   1. przygotowywanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, wydawania decyzji, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej oraz podejmowania innych czynności prawnych przez organy Miasta,
   2. wykonywanie - na podstawie udzielonych upoważnień - czynności faktycznych wchodzących w zakres zadań gminy,
   3. przygotowywanie uchwalenia i wykonywania budżetu Miasta, oraz innych aktów organów gminy,
   4. realizacja innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał organów Miasta,
   5. zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania sesji Rady, posiedzeń jej komisji oraz innych organów Miasta
   6. zapewnienie organom Miasta możliwości przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków,
   7. prowadzenie zbioru przepisów gminnych dostępnego do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu,
   8. wykonywanie prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, a w szczególności:
      • przyjmowanie, rozdział, przekazywanie i wysyłanie korespondencji,
      • prowadzenie wewnętrznego obiegu akt,
      • przechowywanie akt,
      • przekazywanie akt do archiwów,
   9. realizacja obowiązków i uprawnień służących Urzędowi jako pracodawcy - zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa pracy.

§ 9

Urząd działa w oparciu o następujące zasady:

1. praworządności,
2. jawności działania,
3. pomocniczości i służebności wobec społeczności lokalnej,
4. racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,
5. jednoosobowego kierownictwa,
6. kontroli wewnętrznej,
7. podziału zadań pomiędzy kierownictwo Urzędu i poszczególne referaty, oraz wzajemnego współdziałania.

§ 10

1. Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają na podstawie i w granicach prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.
2. Pracownicy Urzędu w wykonywaniu zadań Urzędu i swoich obowiązków są obowiązani służyć Gminie i Państwu.

§ 11

1. Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.
2. Zakupy i inwestycje dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej oferty, zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych.
3. Gospodarowanie mieniem publicznym winno odbywać się w sposób celowy i oszczędny z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności oraz dążeniem do uzyskania możliwie najlepszych efektów z wykorzystanych środków.

§ 12

1. Jednoosobowe kierownictwo zasadza się na jednolitości poleceń i służbowego podporządkowania, podziału czynności na poszczególnych pracowników oraz ich indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.
2. W c zasie nieobecności Burmistrza Miasta lub wynikającej z innych przyczyn niemożności pełnienia obowiązków służbowych przez Burmistrza, jego obowiązki przejmuje i Urzędem kieruje Zastępca Burmistrza, w czasie nieobecności Burmistrza i Zastępcy Burmistrza obowiązki Burmistrza przejmuje i Urzędem kieruje Sekretarz Miasta.
3. Urzędem kieruje Burmistrz przy pomocy swojego Zastępcy, Sekretarza i Skarbnika, którzy ponoszą odpowiedzialność przed Burmistrzem za realizację zadań, każdy w swoim zakresie.
4. Burmistrz może upoważnić pracowników Urzędu do załatwiania spraw w jego imieniu w ustalonym zakresie, w tym do wydawania decyzji administracyjnych, postanowień i zaświadczeń.
5. Kierownicy referatów kierują i zarządzają nimi w sposób zapewniający optymalną realizację zadań referatów i ponoszą za to odpowiedzialność przed Burmistrzem.
6. Kierownicy poszczególnych referatów Urzędu są bezpośrednimi przełożonymi podległych im pracowników i sprawują nad nimi nadzór.

§ 13

1. W Urzędzie kontrolę sprawują:
   1. Komisja Rewizyjna Rady,
   2. Burmistrz, Zastępca, Sekretarz i Skarbnik odpowiedzialni za powierzone im zadania oraz kierownicy referatów w stosunku do pracowników bezpośrednio im podległym,
   3. zespoły kontrolne powołane doraźnie przez Burmistrza.
2. Szczegółowe zasady i tryb kontroli określa Burmistrz w odrębnym zarządzeniu.

Rozdział III

STRUKTURA ORGANIZACJA URZĘDU

§ 14

1. Kierownictwo Urzędu stanowią;
   1. Burmistrz (BM),
   2. Zastępca Burmistrza (ZB),
   3. Sekretarz (S),
   4. Skarbnik (SK).
2. Burmistrz może powierzyć prowadzenie spraw w swoim imieniu Zastępcy Burmistrza lub Sekretarzowi.
3. W skład Urzędu wchodzą następujące referaty, biura i samodzielne stanowiska pracy.
   1. Referat Finansowo Budżetowy, w oznaczeniu akt używa symbolu FN,
   2. Referat Podatków i Opłat, w oznaczeniu używa symbolu PD,
   3. Urząd Stanu Cywilnego, w oznaczeniu akt używa symbolu USC, w sprawach z zakresu ewidencji ludności i dowodów osobistych, w oznaczeniu akt używa symbolu SO,
   4. Referat Gospodarki Przestrzennej i Ochrony Środowiska w oznaczeniu akt używa symbolu GPR,
   5. Referat Inwestycji i Rozwoju, w oznaczeniu akt używa symbolu RIR,
   6. Biuro Promocji i Informacji, w oznaczeniu akt używa symbolu BPI,
   7. Referat Organizacyjny i Kadr, w oznaczeniu akt używa symbolu OR, w sprawach z zakresu ochrony informacji niejawnych OIN,
   8. Biuro Obsługi Mieszkańców, w oznaczeniu akt używa symbolu BOM,
   9. Referat Sportu, w oznaczeniu akt używa symbolu RS,
   10. Główny specjalista ds. obsługi Rady Miejskiej, w oznaczeniu akt używa symbolu BR,
   11. Główny specjalista ds. obsługi biura Burmistrza i Zastępcy Burmistrza,
   12. Inspektor ochrony danych, w oznaczeniu akt używa symbolu IOD,
   13. Informatyk Urzędu, w oznaczeniu akt używa symbolu IM,
   14. Radca Prawny, w oznaczeniu akt używa symbolu RP,
4. Na czele referatów i biur stoją kierownicy.

§ 15

1. Referaty dzielą się na stanowiska pracy.
2. Podziału referatów na stanowiska pracy dokonuje Burmistrz.
3. Podział zadań w komórkach organizacyjnych na poszczególne stanowiska określają zakresy czynności zatwierdzane przez Burmistrza na wniosek kierownika referatu, w uzgodnieniu z Sekretarzem.

§ 16

Status pracowników samorządowych określają odrębne przepisy.

§ 17

Strukturę organizacyjną Urzędu obrazuje graficzny schemat organizacyjny, stanowiący załącznik do Regulaminu.

Rozdział IV

ZAKRESY ZADAŃ BURMISTRZA, ZASTĘPCY BURMISTRZA, SEKRETARZA I SKARBNIKA

§ 18

Burmistrz Miasta

§ 19

Zastępca Burmistrza

§ 20

Sekretarz

§ 21

Skarbnik

PODZIAŁ ZADAŃ POMIĘDZY REFERATAMI

§ 22

Zadania wspólne

1. Kierownicy komórek organizacyjnych, samodzielne stanowiska pracy odpowiadają za rezultaty wykonywanych zadań.
2. Do wspólnych zadań i obowiązków kierowników referatów i samodzielnych stanowisk należy w szczególności:
   1. zapewnienie zgodnego z prawem, terminowego, efektywnego i skutecznego wykonywania zadań, z odpowiednim zachowaniem tajemnicy państwowej i służbowej oraz ochrony danych osobowych,
   2. planowanie, organizowanie, nadzorowanie i rozliczanie pracy w kierowanym referacie,
   3. prowadzenie spraw związanych z załatwieniem skarg i wniosków mieszkańców, przygotowywanie projektów odpowiedzi oraz przyjmowanie interesantów w tych sprawach,
   4. realizowanie zadań budżetowych w sposób zgodny z dyscypliną finansów publicznych, w tym dysponowanie środkami pieniężnymi stosownie do udzielonego pełnomocnictwa oraz granic kwot określonych w budżecie,
   5. opracowywanie propozycji do strategii rozwoju Miasta,
   6. tworzenie inicjatyw i opracowywanie propozycji do projektów planów i programów rozwojowych Miasta w zakresie działania referatu,
   7. przygotowywanie okresowych analiz, ocen, informacji i sprawozdań zleconych przez zwierzchnika służbowego,
   8. wykonywanie uchwał Rady i zarządzeń Burmistrza,
   9. przygotowywanie projektów aktów stanowionych przez organy Gminy,
   10. prowadzenie spraw związanych z załatwianiem wniosków i interpelacji radnych, komisji,
   11. uczestniczenie w sesjach i posiedzeniach komisji,
   12. prowadzenie postępowań administracyjnych, przygotowywanie projektów rozstrzygnięć i decyzji administracyjnych zgodnie z przepisami prawa,
   13. współdziałanie między referatami oraz właściwymi organami administracji samorządowej i rządowej w zakresie prawidłowej realizacji zadań referatów,
   14. wykonywanie kontroli zarządczej i dbanie o ciągłą poprawę realizowanych zadań,
   15. prowadzenie spraw związanych z tworzeniem, likwidacją i reorganizacją gminnych jednostek organizacyjnych oraz współudział w opracowywaniu ich statutów i regulaminów,
   16. organizowanie i przeprowadzanie przetargów zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych,
   17. merytoryczne przygotowywanie wniosków dot. środków finansowych pomocowych zewnętrznych i współdziałanie w tym zakresie z właściwym referatem,
   18. przygotowywanie informacji do biuletynu i mediów o działaniach podejmowanych przez referat oraz reagowanie na krytykę prasową,
   19. wykonywanie zadań z zakresu obronności, ochrony ludności, zarządzania kryzysowego, ochrony przeciwpożarowej i przeciwpowodziowej oraz BHP,
   20. przekazanie do publikacji w BIP informacji podlegających publicznemu udostępnieniu,
   21. organizacyjno-techniczne zabezpieczenie narad oraz spotkań organizowanych przez Burmistrza, Zastępcę Burmistrza lub Sekretarza,
   22. pomoc Radzie, właściwym rzeczowo komisjom Rady i jednostkom pomocniczym gminy w wykonywaniu ich zadań, opracowywanie projektów uchwał Rady i zarządzeń Burmistrza,
   23. współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowania projektu budżetu Gminy,
   24. przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz i bieżących informacji o realizacji zadań,
   25. współdziałanie z Sekretarzem w zakresie szkolenia, doskonalenia zawodowego oraz ustalenia zakresu czynności dla pracowników danego referatu,
   26. właściwe przechowywanie akt i przekazanie do archiwum,
   27. stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt,
   28. przeprowadzeniem okresowych ocen pracownikom w referacie,
   29. usprawnianie własnej organizacji, metod i form pracy,
   30. dbanie o kompletną i kulturalna obsługę klientów oraz wysoką jakość świadczonych usług,
   31. dbanie o powierzone mienie i zabezpieczenie składników majątku przed zniszczeniem, utrata, defraudacją, a także ich właściwe wykorzystanie,
   32. bieżące informowanie bezpośrednich przełożonych o występowaniu zdarzeń mających wpływ na powstanie ryzyka niewykonania realizowanego zadania,
   33. przygotowanie informacji do raportu o stanie gminy,
   34. przestrzeganie procedur dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu,
   35. przygotowanie i aktualizowanie informacji dotyczącej zadań referatu publikowanych w BIP,
   36. wykonywanie prac zleconych przez kierownictwo Urzędu, a nie ujętych w niniejszym Regulaminie.

§ 23

Referat Organizacyjny i Kadr

§ 24

Biuro Promocji i Informacji

§ 25

Referat Gospodarki Przestrzennej i Ochrony Środowiska

§ 26

Referat Finansowo Budżetowy

§ 27

Referat Podatków i Opłat

§ 28

Urząd Stanu Cywilnego

§ 29

Referat Inwestycji i Rozwoju

§ 30

Biuro Obsługi Mieszkańców

§ 31

Referat Sportu

§ 32

Informatyk Urzędu

§ 33

Inspektor ochrony danych

§ 34

Główny specjalista ds. obsługi Rady Miejskiej

§ 35

Główny specjalista ds. obsługi biura Burmistrza i Zastępcy Burmistrza

§ 36

Radca Prawny

Rozdział V

TRYB PRZYJMOWANIA I ZAŁATWIANIA SKARG

§ 37

1. Burmistrz przyjmuje strony w sprawie skarg i wniosków w każdy poniedziałek w godz. od 10⁰⁰do 14⁰⁰.
2. Zastępca Burmistrza przyjmuje strony w sprawie skarg i wniosków w każdy czwartek w godz. od 10⁰⁰do 14⁰⁰.
3. Sekretarz, Skarbnik i Kierownicy referatów oraz pracownicy Urzędu przyjmują strony w sprawach skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy Urzędu.
4. Informacja o dniach i godzinach przyjęć stron w sprawach skarg i wniosków winna być umieszczona w widocznym miejscu.

§ 38

1. Skargi wnoszone do Urzędu mogą mieć formę pisemną lub ustną.
2. Pracownik przyjmujący skargę składaną w formie ustnej zobowiązany jest na tą okoliczność sporządzić protokół przyjęcia skargi i przekazać do rejestracji w dzienniku korespondencji.
3. Protokół z przyjęcia skargi zawiera;
   • datę przyjęcia,
   • imię i nazwisko oraz adres składającego skargę,
   • zwięzłe określenie sprawy,
   • imię i nazwisko przyjmującego skargę,
   • podpis składającego.
4. Burmistrz po zapoznaniu się z treścią skargi, przekazuje ją do rozpatrzenia Sekretarzowi.

§ 39

1. Nad prawidłowością załatwienia zapytań, wniosków i skarg czuwa Sekretarz.
2. Rejestr skarg i wniosków prowadzi Sekretarz.

Rozdział VI

ZASADY PODPISYWANIA PISM

§ 40

1. Pisma i decyzje wychodzące podpisuje Burmistrz lub osoba przez niego upoważniona.
2. Burmistrz podpisuje:
   1. zarządzenia, regulaminy wewnętrzne,
   2. pisma związane z reprezentowaniem Miasta na zewnątrz,
   3. pisma zawierające oświadczenia woli w zakresie zarządu mieniem Miasta,
   4. odpowiedzi na skargi i wnioski,
   5. decyzje z zakresu administracji publicznej, do których wydawania w jego imieniu nie upoważnił pracowników Urzędu,
   6. pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w swoim imieniu,
   7. pisma zawierające oświadczenia woli jako pracodawcy,
   8. pełnomocnictwa do reprezentowania Miasta przed sądami i organami administracji,
   9. odpowiedzi na interpelacje i wnioski radnych,
   10. pisma zawierające odpowiedzi na postulaty mieszkańców, zgłaszane za pośrednictwem radnych,
   11. pisma okolicznościowe i listy gratulacyjne,
   12. protokoły z kontroli przeprowadzonych w Urzędzie przez jednostki kontroli zewnętrznej oraz wystąpienia pokontrolne,
   13. wnioski o nadanie odznaczeń państwowych,
   14. inne pisma, jeśli ich podpisywanie Burmistrz zastrzegł dla siebie.

§ 41

1. Zastępca i sekretarz podpisują dokumenty i pisma wymienione w § 41 stosownie do treści udzielonych upoważnień, w szczególności:
   1. korespondencję bieżącą związaną z powierzonymi im zadaniami,
   2. decyzje administracyjne do których zostali upoważnieni,

§ 42

Skarbnik podpisuje korespondencją związaną z wykonaniem zadań określonych przepisami obowiązującego prawa.

§ 43

Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego i jego Zastępcy podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań.

§ 44

Kierownicy Referatów podpisują:

1. pisma związane z zakresem działania Referatów, nie zastrzeżone do podpisu Burmistrza,
2. decyzje administracyjne oraz pisma w sprawach do załatwiania których zostali upoważnieni przez Burmistrza.

§ 45

Kierownicy referatów określają rodzaje pism, do podpisywania których są upoważnieni ich zastępcy lub inni pracownicy.

§ 46

Pracownicy przygotowujący projekty pism, w tym decyzji administracyjnych, parafują je swoim podpisem, umieszczonym na końcu tekstu projektu z lewej strony.

§ 47

1. Opinii radcy prawnego wymagają projekty:
   1. uchwał Rady,
   2. zarządzeń Burmistrza,
   3. umów zawieranych przez Burmistrza, w wyjątkiem umów o pracę,
   4. porozumień, z wyjątkiem porozumień pracodawców,
   5. wzorów umów załączonych do specyfikacji warunków zamówienia.
2. Projekt wymagający opinii prawnej jest parafowany przez radcę prawnego przed przedłożeniem do podpisu.

Rozdział VII

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 48

Poza zadaniami wymienionymi w zakresie zadań referatów, biur i samodzielnych stanowisk, Burmistrz może polecać wykonanie innych prac niż wymienione w regulaminie.

§ 49

1. Ustalenia zawarte w Regulaminie organizacyjnym nie naruszają statutowych kompetencji i uprawnień jednostek organizacyjnych Miasta.
2. Sprawy sporne wynikające z przepisów Regulaminu organizacyjnego rozstrzyga Burmistrz.

§ 50

Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych oraz archiwizację akt określa Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

§ 51

Zmiany Regulaminu następują w trybie wymaganym dla jego wprowadzenia.